Carrières chez ICT Link

Dans le cadre du remplacement de notre Responsable Ressources Humaines, nous recherchons un(e) Responsable RH & Administration pour rejoindre notre équipe.

En lien direct avec la Direction, vous prenez en charge la gestion opérationnelle des ressources humaines ainsi que différents dossiers administratifs indispensables au bon fonctionnement de l’entreprise.

Vos responsabilités

Ressources Humaines

Vous assurez la gestion opérationnelle et administrative des ressources humaines :

• Piloter les recrutements de A à Z : définition des besoins, rédaction et diffusion des annonces, screening, entretiens, évaluations et suivi des candidatures ;
• Construire les propositions salariales, mener les négociations et finaliser les embauches ;
• Préparer les contrats de travail, avenants et différents documents liés à la vie du collaborateur ;
• Assurer le suivi administratif des dossiers du personnel et veiller à leur bonne tenue et à leur mise à jour ;
• Gérer les absences, les congés, les temps de travail et les départs ;
• Garantir la fiabilité de la paie et des déclarations sociales, en collaboration avec le secrétariat social ;
• Vérifier, compléter et transmettre les documents relatifs aux paies ;
• Assurer le suivi administratif des aides à l’emploi, à la formation et autres dispositifs applicables ;
• Assurer le suivi des factures et des prestations des fournisseurs de services RH ;
• Être le point de contact des collaborateurs pour leurs questions RH et administratives ;
• Élaborer et suivre le plan de développement des compétences et de formation ;
• Accompagner les collaborateurs dans leur évolution professionnelle et leur parcours de carrière ;
• Participer à la préparation et au suivi des entretiens individuels ;
• Contribuer à la prévention et à la gestion des situations sensibles ;
• Assurer le suivi des évolutions en matière de droit social et collaborer avec le secrétariat social ou des conseils externes lorsque nécessaire.
• Veiller au suivi des obligations administratives en matière de bien-être, de santé et de sécurité au travail ;
• Assurer le suivi des relations avec la médecine du travail et les différents partenaires concernés ;
• Veiller au suivi des obligations administratives en matière de bien-être, de santé et de sécurité au travail ;

Administration & coordination

Vous assurez également le suivi de différents dossiers administratifs et transversaux :

• Assurer le suivi administratif des dossiers confiés par la Direction ;
• Être le point de contact et assurer la coordination avec les différents partenaires externes (liés aux fournisseurs de services) de l’entreprise ;
• Assurer le suivi des contrats et prestations des fournisseurs relevant de votre périmètre ;
• Assurer le suivi des factures, échéances et engagements administratifs ;
• Gérer le portefeuille d’assurances de l’entreprise et assurer le suivi administratif des contrats et des sinistres ;
• Assurer la gestion administrative de la flotte de véhicules : achats, ventes, renouvellements, leasings et relations avec les garages ;
• Assurer le suivi des entretiens, réparations, contrôles techniques, assurances et autres échéances liées à la flotte ;
• Préparer et rassembler les documents nécessaires aux différents contrôles, audits et démarches administratives ;
• Assurer un classement et un archivage rigoureux des documents ;
• Veiller au respect des échéances administratives et assurer le suivi des actions à mener ;
• Préparer les informations et assurer un reporting régulier à la Direction.

Administration financière

Vous assurez également certains suivis administratifs à caractère financier :

• Assurer l’encodage et le suivi des factures fournisseurs relevant de votre périmètre ;
• Assurer le suivi administratif des factures et des éventuelles questions ou anomalies avec les fournisseurs concernés ;
• Assurer les échanges administratifs avec les clients en cas de litige ou de contestation de factures et assurer le suivi des dossiers avec les interlocuteurs concernés ;
• Prendre en charge les relances clients et assurer le suivi des dossiers de recouvrement.

Qualité & ISO 9001

Dans le cadre de votre fonction, vous contribuez au maintien et à l’amélioration du système de management de la qualité :

• Respecter et faire vivre les processus et procédures relevant de votre périmètre ;
• Veiller à la bonne tenue et à la mise à jour de la documentation ;
• Garantir la traçabilité des actions et décisions ;
• Participer à l’amélioration continue des processus ;
• Contribuer à la préparation et au suivi des actions liées au système de management de la qualité ;
• Participer aux audits internes et externes relevant de votre périmètre.

Votre profil

Nous recherchons une personne polyvalente, autonome et organisée, capable de gérer aussi bien les aspects humains que les nombreuses dimensions administratives de la fonction.

• Vous êtes titulaire d’un bachelier ou d’un master, idéalement en ressources humaines, gestion, administration, sciences sociales ou dans un domaine similaire ;
• Vous disposez d’une expérience professionnelle confirmée, idéalement d’au moins 3 ans, dans une fonction RH généraliste et/ou administrative polyvalente, idéalement dans un environnement PME ;
• Vous disposez d’une bonne maîtrise de la gestion administrative du personnel et des différents aspects liés au payroll ;
• Vous êtes à l’aise avec la gestion de dossiers, le suivi des échéances et les tâches administratives variées ;
• Vous disposez d’excellentes capacités rédactionnelles, d’analyse et de synthèse ;
• Vous maîtrisez parfaitement le français, tant à l’oral qu’à l’écrit ;
• Vous maîtrisez les outils MS Office ;
• Vous êtes à l’aise dans un environnement structuré par des processus, procédures, obligations administratives et exigences de traçabilité.

Votre personnalité

Cette fonction nécessite une personne :

• Rigoureuse et organisée, qui apprécie la gestion administrative et le suivi précis des dossiers ;
• Autonome, capable de gérer ses responsabilités de A à Z ;
• Polyvalente, capable de passer d’un sujet RH à un dossier administratif ou organisationnel ;
• Dotée d’un excellent sens des priorités ;
• Pragmatique et orientée solutions ;
• Dotée d’un bon esprit d’analyse et de synthèse ;
• À l’aise dans la communication et la gestion de situations sensibles ;
• Discrète et particulièrement attentive à la confidentialité ;
• Réactive et capable de garder son sang-froid ;

Prêt(e) à relever le défi ?

Vous souhaitez rejoindre une entreprise à taille humaine, dans laquelle votre rôle sera central tant dans la gestion des collaborateurs que dans le bon fonctionnement administratif de l’organisation ?

Envoyez votre CV ci-dessous à l’attention de Charlotte Delwiche !